Inutilização: A inutilização deve ser feita quando a ordem da numeração da nota for quebrada por motivos técnicos ou fiscais. 

Exemplo: a NF-e nº 100 e a nº 110 foram emitidas, mas a faixa 101 a 109, por motivo de ordem técnica, não foi utilizada antes da emissão da nº 110. 

A inutilização de número de NF-e tem a finalidade de permitir que o emissor comunique à SEFAZ, até o décimo dia do mês subsequente, os números de NF-e que não serão utilizados em razão de ter ocorrido uma quebra de sequência da numeração da NF-e. A inutilização de número só é possível caso a numeração ainda não tenha sido utilizada em nenhuma NF-e (autorizada, cancelada ou denegada).


Cancelamento: Somente poderá ser cancelada uma NF-e cujo uso tenha sido previamente autorizado pelo Fisco e que não tenha ainda ocorrido o fato gerador, ou seja, ainda não tenha ocorrido a saída da mercadoria do estabelecimento. Atualmente o prazo máximo para cancelamento de uma NF-e é de 24 (vinte quatro) horas desde a concessão da autorização de Uso da NF-e. 

 

Denegada: A denegação de uma NF-e ocorre quando o emissor ou destinatário, apresentam pendências fiscais perante a Secretaria da Fazenda do seu estado, geralmente por não cumprimento nas entregas de obrigações acessórias previstas na legislação. Neste caso a empresa estará impedida de faturar até que ela regularize sua situação fiscal. O número da nota não pode mais ser utilizado, é como se a nota tivesse tido validade jurídica, mas o Fisco entendeu que ela não está apta a acobertar a operação a que se refere. Assim, se a nota nº 20 foi denegada, a próxima nota a ser autorizada pelo contribuinte é a de nº 21. Outro ponto importante a ser observado é que existe obrigatoriedade de guarda, dos arquivos XML das notas denegadas. As NF-e denegadas devem ser escrituradas, sem valores monetários, de acordo com a legislação tributária vigente.